Tipps für eine gelingende Sitzungskultur

Des einen Freud – des anderen Leid

Der äußere Rahmen beeinflusst maßgeblich den Gesamteindruck und die Effizienz des Meetings: die Wahl geeigneter Räumlichkeiten, die Festlegung von Datum, Uhrzeit und Dauer sowie die zeitliche Planung einzelner Tagesordnungspunkte, die technische Ausstattung (für Präsentationen oder hybride Sitzungen) und die Organisation und Infrastruktur (Versand der Einladung, Vorbereitung von Sitzungsunterlagen, Raumtemperatur, Lichtverhältnisse etc.).

Pfarrgemeinderatssitzungen finden in der Regel am Abend statt. Die Teilnehmenden haben oft einen langen Arbeitstag hinter sich oder kommen direkt von der Arbeit in die Sitzung. Eine kleine Bewirtung in Form von kalten Getränken und Häppchen ist eine Form der Wertschätzung gegenüber den Sitzungsteilnehmenden. Sie fördert auch die soziale Bindung, steigert die Produktivität und verbessert die Arbeitsatmosphäre.

Zeit optimal und sinnvoll nutzen

Eine gute Sitzungskultur zeichnet sich durch klare Ziele, fokussierte Themen und verbindliche Ergebnisse aus. Mit einfachen Mitteln lassen sich Besprechungen strukturieren, leiten und durchführen.

Klare Ziele: Jede Sitzung benötigt einen definierten Zweck (Entscheidungen treffen oder Themen beraten, Termine und Inhalte zur Information, Brainstorming etc.).

Agenda mit Zeitangaben: Eine vorab geteilte Agenda strukturiert das Meeting. Jedem Punkt sollte ein Zeitfenster zugewiesen werden, um Diskussionen nicht ausufern zu lassen. Es sollte für einen pünktlichen Start und ein pünktliches Ende der Sitzung gesorgt werden.

Moderator und Zeitwächter sind entscheidende Rollen für den Erfolg von Sitzungen. Während der Moderator den inhaltlichen Prozessverlauf steuert, sorgt der Zeitwächter für die Einhaltung des Zeitplans der Tagesordnung.

Die Vorbereitung ist Pflicht: Die Teilnehmenden sollten die Inhalte vorab erhalten, um sich mit den Themen vertraut machen zu können. So kann die Zeit für Diskussionen statt für die Informationsvermittlung genutzt werden.

Eine wertschätzende Gesprächskultur zeichnet sich durch die Steuerung der Redebeiträge, die Einbindung aller Teilnehmenden, das Bremsen von Vielrednern und die Aktivierung ruhigerer Personen aus.

Themen können vertagt werden, wenn sie zwar wichtig sind, aber nicht zum aktuellen Thema gehören oder wenn sie in der Sitzung nicht entschieden werden können, weil Informationen oder benötigte Personen fehlen.

Gemeinsame und verbindliche Absprachen treffen

Der Beginn einer neuen Amtsperiode ist der ideale Zeitpunkt, um die bisherige Sitzungskultur zu überprüfen. Gegebenenfalls sind nochmals verbindliche und transparente Absprachen zwischen allen Sitzungsteilnehmenden erforderlich, damit die „Spielregeln” für alle klar sind. Sicherlich braucht es Zeit, bis die Sitzungsabläufe eingeübt sind und die Kommunikationsregeln verinnerlicht wurden. Wichtig ist jedoch, dass Sie und Ihr Gremium authentisch bleiben und Ihre ganz persönliche Sitzungskultur definieren